档案寄送流程 | 材料学院毕业生档案寄送流程

2022-09-01 705

为帮助毕业生完成档案寄送事务,材料学院学生培养办公室将档案寄送办理信息整理如下,供同学们参考。

需要准备的相关材料

1、毕业生登记表:需按要求填写,避免学院、学校审核不合格导致档案无法寄出。

2、报到证白色联:

1)统一打印报到证:领取时白色联已留在学院;

2)自主打印报到证:完成办理后提交白色联至学院;

3)无报到证或无需报到证的情况(升学、博士后、超过年限无法补办等),请务必在寄档信息邮件中说明。

3、寄档信息:将姓名-学号-班级-手机号码、寄档单位-地址-邮编-接收人姓名-接收人电话号码,以及其他必要信息,邮件发送至smse_dagl@163.com

档案寄送办理流程介绍

一、材料归档

由学院老师到档案室办理如下材料归档:

1)毕业生登记表、报到证白色联(毕业生提供);

2)学位授予通知书、成绩单(学院教务提供);

3)党员档案(学院党建提供)。

二、档案寄送

学院老师到档案室办理档案寄出申请后,由学校档案室老师统一办理寄送(一般情况下,每两周办理一次寄出)。

三、寄送情况查询

(一)学校采用中国邮政“EMS 学生档案专递”递送学生档案。档案寄出后,毕业生预留的手机号码会收到档案已寄出的信息及注意事项。 

(二)未收到提示短信的毕业生可登录人力资源处主页(http://hr.sjtu.edu.cn/)-档案查询-在校离校栏查询档案状态和 EMS 快递单号。 

(三)档案转出后,毕业生务必及时到本人就业单位或档案接收保管机构查询、确认本人档案是否已经送达。若寄出后 5 工作日档案接收单位仍未收到档案,请及时与邮政客服或档案室联系。档案转递三年后,邮政公司将不再受理单号查询。

(四)涉密单位档案通过机要寄送方式寄出,寄出三个月以内到达均属正常。如寄出超过三个月对方单位还未收到档案,请及时联系学校人力资源处档案室(刘老师 021-34204267)查询档案去向以及签收情况。机要局规定无法查询寄送一年以上的档案签收人。

注意事项

1、申请上海户籍的毕业生,请咨询接档单位(特别是上海市各区县就业促进中心一类单位)是否需要提供户籍信息,如需要,请在寄档信息邮件中一并提供(尽可能详细、精确)。

2、寒暑假以及法定节假日不办理档案寄送。

如有问题请联系: 何老师 021-54747593

上海交通大学材料科学与工程学院学生培养办公室
2022年9月1日

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